Le projet de transition numérique ne peut pas se concevoir à l’échelle d’un seul collaborateur ou d’un seul service. Il doit prendre racine en prenant en compte la stratégie de votre entreprise.
Pour quoi faire ? On a déjà des logiciels et tout le monde peut travailler ! On a toujours fait comme ça et tout se passe bien donc pourquoi changer quoi que ce soit ?
Il est naturellement sujet à procrastination, délaissé au profit du cœur de métier jugé souvent à tort plus utile et productif. Pourtant, à force de laisser votre système d’information sans cohérence, on perd au fil du temps cohérence, efficacité voire pertinence.
Ce n'est pas un projet à prendre à la légère. On met ça de côté. Pour le moment on ne peut pas dégager de temps, mais il faudra que l'on s'en occupe.
Les sociétés Synbioz et Imagile s’associent pour vous offrir une checklist de plus de 30 points de sécurité à auditer pour évaluer la sécurité de votre système d’information.
Typiquement, le Shadow IT fait référence à la recrudescence sur les postes informatiques de fichiers issus d’applications tierces non intégrées au système d’information, par exemple, des fichiers Excel, OpenOffice ou Access.
Saison 1, épisode 1 :
Abby donne son tableau de suivi à Bastien qui lui-même le partage avec Capucine et Dexter. Capucine renvoie le fichier à Abby dans la journée avec des données à jour car des commandes ont été passées depuis la dernière mise à jour. Par contre, Bastien constate une erreur le lendemain et partage ses informations sans avoir vu les mises à jour de Capucine. À ce stade, en l’espace d’une seule journée, il y a 3 versions de ce fichier de suivi.
Au quotidien, de façon insidieuse, un “shadow IT” gangrène le système d’information de l’entreprise. Les données sont remises en questions, des délais s’installent pour obtenir de l’information « basique ». Et pourtant ceci est le fruit d’une volonté de vouloir bien faire.
La tentation est trop grande d’utiliser des outils individuels / rudimentaires car :
- ils permettent l’autonomie et une progression à tâton
- ils laissent toute latitude pour laisser libre court à l’imagination des utilisateurs
- ils ont une approche intuitive qui fait que l’utilisateur s’exonère d’une formation
- ils sont personnalisables : construits à la demande
- ils sont rapides à mettre en œuvre
- ce sont des outils souvent gratuits ou mis à disposition « de base » dans les entreprises
Ces outils sont l’expression de vouloir apporter une réponse simple et rapide à de la gestion courante.
Concrètement, ces outils sont souvent mono-poste et dépendants d’une personne. Leur maintenance est potentiellement très chronophage. Ils ne sont pas voire peu évolutifs sans prendre le risque de créer une usine à gaz. Comme pour les outils « papier », il sont plus difficilement partageables du fait d’une gestion aléatoire des versions.
En résumé, il s’agit d’outils simples, intuitifs et mis en œuvre souvent suite à des initiatives personnelles.
Le fichier grandit à coup de petites briques (formules dans les cellules, scripts) à mesure que les « petits » besoins se font ressentir.
... et puis ça marche, alors pourquoi faire autrement ?
Les premiers effets pervers se font ressentir quand un collaborateur va répondre :
Je peux te donner le fichier mais c'est compliqué, ce sera plus rapide si je te le fais, mais là je n'ai pas le temps.
Ensuite, plusieurs versions finissent par circuler. Il n y a pas de fichier « maître » faisant référence en tant que seul fichier à prendre en compte pour la dernière version. L’outil a ses limites en termes d’outil collaboratif et les données hébergées ne peuvent pas être garanties.
L’entreprise perd la maîtrise de ses données et sa confiance dans son système d’information.
Bref au quotidien, on crée une gestion de données obsolètes, voire a minima sans garantie des données à jour.
Attention à la belle promesse de la « Transition numérique » qui promet surtout des déceptions et des rejets par les utilisateurs.
A l’inverse, il faut être vigilant afin de ne pas creuser la « fracture numérique » qui génère des postures de refus du changement.
En général ce n’est que reflet d’une économie de temps lors de l’analyse du besoin, du contexte et du bon dimensionnemant des enjeux.
La mutation d’un système d’information, la dématérialisation et la chasse au shadow IT sont en soi une évidence. En effet, ceci permet d’instaurer un cercle vertueux inversant la tendance à créer du délai, la perte de confiance des outils décisionnels, et de la gestion de ressource humaine conflictuelle.
L’enjeu est donc majeur et couvre un très large périmètre.
Une des clefs du succès est de ne pas avoir une approche monolithique et surtout prendre en compte les individus, les compétences à disposition, la culture d’entreprise et la stratégie globale d’entreprise exprimée au travers de son schéma directeur.
Rien ne sert de courir, il faut partir à point.
Quand on sait ce que l’on souhaite, devoir s’adapter à un outil est obligatoirement frustrant.
La bonne démarche consiste à faire un état des lieux du système d’information de l’entreprise.
MAIS avant tout : ne pas perdre de vue les enjeux.
Un bon départ conditionnera le bon déroulement du projet et garantira les objectifs fixés.
Pour bien ancrer les starting blocs, voici quelques incontournables :
- Fédérer une équipe autour du projet avec des rôles et responsabilités bien identifiés.
- Intégrer le contexte économique de l’entreprise au travers de sa stratégie en cours.
- Identifier les processus à combler ou à améliorer.
A ce stade, le projet est cadré. L’équipe projet va prendre le relais.
1er calque : les périmètres métier
Il s’agit de recenser les grands processus métier informatisés ou non : comment travaillons nous aujourd’hui?
Ceci permet de circonscrire les périmètres métiers attendus en interne.
2ème calque : la couverture opérationnelle
Il faut faire l’inventaire de la couverture opérationnelles de ces attentes métiers. Les outils manuels, informatiques et processus identifiés devront être qualifiés par un niveau de criticité, d’impact et risques.
3ème calque : la couverture fonctionnelle
Il s’agit de faire l’inventaire de la couche applicative et d’apprécier le taux de satisfaction d’attente/service rendu.
La fusion des 3 calques va mettre en exergue les points de souffrance du système d’information.
#yapluka ordonnancer les périmètres en se posant la question suivante.
Une des clefs du succès sera la priorisation. Posons-nous les bonnes questions.
Qu’est ce qui va apporter le plus de bénéfices, avec le moindre effort (délai/charge) au regard de la criticité?
… avec cependant deux points de vigilance.
Ici nous n’abordons que l’aspect outil, or la solution n’est pas l’outil seul, mais l’utilisation de cet outil.
Un tel projet nécessitera d’impliquer le service des ressources humaines dans le cadre de la conduite du changement.
Un bon outil n’est pas l’outil idéal mais l’outil qui sera utilisé
Considérons aussi le principe de Pareto (légèrement reformulé pour la circonstance) qui nous engage intrinsèquement à appliquer des méthodes agiles.
“20% des causes, couvriront 80% des effets”
Le CEO est l’approche la plus simple pour formaliser un projet : Contexte Enjeux Objectifs
La réussite du projet consiste donc à cadrer le projet grâce à une bonne analyse de contexte.
Ce contexte doit pouvoir faire ressortir les axes à faire évoluer : ce sont les enjeux. Ce sont les axes stratégiques de développement dont le métier peut bénéficier.
Ces enjeux devront être traduits en objectifs opérationnels. Si ces objectifs sont remplis en fin de projet, alors les enjeux sont atteints.
Par exemple :
Dans mon activité, je gère notre catalogue produit au format papier. Celui-ci coûte cher à concevoir, à diffuser et est obsolète dès les premières nouveautés ou fin de production d'une référence. L'enjeu est de concevoir un outil Internet pour mettre à disposition notre catalogue et nos produits, administrable sans intervention d'un prestataire. Cette Web Application permettra de faire des bénéfices par rapport à la mise en œuvre du catalogue papier.